プロスタンダードの若林でございます。今日は生産性阻害要因別のアプローチというところで、いかに働き方改革の施策をここにあるような生産性阻害要因を意識して、どこに効かせていく施策なのか?というのを考えていきたいと思います。

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5つの生産性阻害要因とは?

私たちは生産性阻害要因を以下のように5つに分解しております。

  1. 個人要因
  2. 上司部下要因
  3. 課要因
  4. 部要因
  5. 会社全体顧客要因

要因別の課題もそれぞれのレイヤーでいろんなものがあります。

例えば、個人でいうと

  • 効率的な仕事の進め方を知らない
  • 効率的に進めるスキルがない
  • あるいは働き方を変える必要性を感じてない

ということがあります。

上司部下要因でいうと

  • 上司と部下のマネジメントが不足している
  • 業務配分が不適切になっている
  • アサインが無秩序で手戻りが多い

ということがあります。

部や課要因でいうと

  • 成果の定義がなく、不必要な業務が多くなってしまっている
  • 業務の進め方非効率的になっている
  • 自部署の進むべき方向性が不明確になっている

ということがあります。会社全体顧客に関して、これは業界によってまちまちなので本日は割愛したいと思います。

基本的に上にいけばいく程、生産性阻害要因を解消できた時の効果も当然大きい、一方で、変える難易度も当然難しくなってきます。

会社全体・顧客を変えるというのは、当然難易度が非常に高いということになります。よって、私たちが普段、働き方改革のアドバイスをさせていただくときは、まずは一番変えやすい個人要因、上司部下要因、あとは、課や部要因にアプローチしていきましょう、ということを話しています。

生産性阻害要因別 解決のアプローチ方法

解決のアプローチも見ていきたいと思います。

個人要因について

効率的な仕事の進め方やスキルがないという点について、タイムマネジメントを強化していくのが効果的です。

これは、より短い時間で今のアウトプット(成果物)の量や質を担保するための仕事術を社員の方々に学んで身に付けてもらうというものです。 効率的な仕事の進め方やスキルがないという点について、タイムマネジメントを強化していくのが効果的です。

いかにより短い時間で仕事を進めていくかについて、私たちは3時間~4時間の体感型の研修(ワークショップ)で提供し、その日から使える武器を持ち帰ってもらうということをしております。

次に、働き方を変える必要性を感じていないというのは、ワークマインドセットの強化をしていきます。これは働き方を変えるというのは、人にとってはしんどい活動、大変な活動なので、それを通してどんな価値が自分自身にあるかを考えてもらっています。

働き方改革は、生産性を上げていく活動になります。なので、仕事の成果がより高まる、あるいは、労働時間が短くなっていくっていうところの2つの内のどちら、あるいは両方が当てはまります。例えば、成果が上がっていくとそれが自分にとってどんな価値があるのか?ということを自分のロジックで考えていってもらいます。

同様に、より短い時間で今のアウトプットを担保できるようになるので、(=労働時間が短くなるので)空いた時間をまたどんな活動していくとどんな価値があるのか?ということを一個人、一社員の方に考えてもらうというものです。

上司部下要因について

次に、上司部下要因について

  • 上司と部下のマネジメントが不足している
  • 業務配分が不適切になっている
  • アサインが無秩序で手戻りが多い
管理職の方の組織運営を強化していくことで解消ができます。

具体的には、タイムマネジメント研修と同様に3時間~4時間の体験型の研修(シミュレーション等含む)を通して、管理職の方の仕事の指示出しを改善してもらうことをしています。特に管理職の方が、社員の方や部下の方に仕事アサインする時に目的とゴールイメージを共有することが大切になってきます。

目的は、暗黙知、お互いわかってるだろうということに陥りがちです。ここで手戻りが発生します。同様にゴールイメージについても、100点、つまり、完璧が求められているのか?80点、合格点が求められているのか?また、100点と80点はどういう状態を満たせば100点、80点と言えるのか?というのが上司部下間で擦り合っていると、手戻りがなく非常にスムーズに仕事が進められるようになります。上記のようなことを管理職の方々の研修では行っております。

部要因、課要因について

最後に部要因、課要因について

成果の定義がなく、不必要な業務が多いという問題に対しては、

業務の棚卸が必要になってきます。

成果基準での業務棚卸と測定が必要になってきます。業務の棚卸は、いろんな会社が実際にやられたことはあると思います。業務を全部洗い出して、コア業務、ノンコア業務 / 定型、非定型等、いろんな分類方法がありますが、私たちは成果を軸に分類していくということが特徴です。※詳細については別の記事にて解説しています。

以上で本日のテーマは終わりとなりますが、いかがでしょうか。今日は働き方改革を推進する際に壁となる、5つの生産性阻害要因、その解決アプローチについてご紹介をいたしました。詳細はまた別の記事で述べたいと思います。