業界最大手のIT系企業様のお取り組み事例となります。多忙で業務負荷の高い中、今の業務を分析・分類し、どの業務を中心にして仕事を進めていくべきかを組織内で検討され生産性を向上された事例となっております。

背景

メールからの問い合わせをいただきお手伝いすることとなりました。

同社の競合の成長が著しい中、自社の再成長の促進や競争力の醸成のために営業の生産性向上を着手したいとのご要望を受け「自社の競争力向上」をテーマとして下記に取り組ませていただきました。

課題

業務の中断が非常に多く、チャットや電話などのコンタクトが常に鳴っている状態で集中しづらい環境下にありました。その背景としては社内コミュニケーションが非常に活発であるデメリットとして「何かあればとりあえず誰かにコンタクトをとる」という風潮が非常に強い環境であったためです。また、個人の業務レベルに落とし込んだときに、生産性高い仕事の進め方に関するノウハウをお持ちではありませんでした。中断が起こることで業務が進まず、それによる疲弊感も多くお持ちでした。

当社としては下記を課題と考えそれを改善できるようお手伝いをいたしました。

・現在の業務が稼働時間と準稼働時間どちらなのか意識がそもそもできていない

・稼働時間が少なく、準稼働時間の割合が多い

・サポート業務を行う機会が多い

実施内容

・タイムマネジメント研修(3時間)

・ロジカルシンキング研修(3時間)

・社内講師養成

詳細

まずはトライアルで数十名で研修を実施し、成果が出ることを実際の現場で確認したのちに事業部に展開いたしました。

・タイムマネジメント研修では、仕事の進め方、メール処理、スケジューリングなどをレクチャー

・ロジカルシンキング研修では、通常社内研修で行っている研修を弊社講師がそのまま実施いたしました。普段社内で発信されている内容を、敢えて社外講師からアドバイスをすることでより重要性を告知したかったためです。加えて、タイムマネジメント研修を実施した講師が継続してロジカルシンキング研修を行うことで参加態度の醸成と研修効果を高めることを目的としました。

また、タイムマネジメント研修とロジカルシンキング研修については、同社内で研修講師を養成し同コンテンツを内製化できるようにサポートし現場での自走をお手伝いいたしました。

結果

具体的に日々の業務をどう行うかを各メンバーで考え改善策を創出することができました。具体的なアクションとしては下記となります。

・過度な電話対応を18時半以降は減らす

・データ抽出を分担し効率化する

・定例化している会議や打合せは仕組み化して、それに付随する準稼働を減らす

・本日教わったメール処理術、スケジューリング術を若手のうちから習慣化させる

・スケジュールを先取りし、ToDoをまとめて1週間分作る

・チームやグループ全体の課題を見える化し、重点ポイントから対応していく

・タスクマネジメントをし、分担を行い、仕組み化する

・形骸化しているMTGをなくす

・タスクを洗い出し、自分のやるべきタスクと人に任せるタスクを決める

・持っている案件をメンバーに引き継ぐ

・仕組み化、フローの見直しなどで、稼働に時間を割けるようにしたい

・覚えておくほど大切ではなかった仕事が多いように思えた

・今行っている業務の15%は除去可能だと思う

・資料作成を効果的に行う必要性あり