業界大手、約1,000~5,000名規模の従業員を抱える企業様での事例です。日々多忙な中で具体的に業務効率を上げるには、生産性向上のためにどのようにすればよいのかをお手伝いさせていただきました。最終的に現場が自走できるようにコンサルティングと研修を実施いたしました。

背景

HRカンファレンスのセミナーにて企業の生産性向上の実ケースにご興味をお持ちいただきました。特に、タイムマネジメントがしっかりできることで残業時間が削減されたり、売上などの成果を上げることができるという点にご興味をお持ちいただき、弊社とのお付き合いをスタートしていただきました。

課題

社員の成果創出/生産性向上が主な課題でした。特に、

・リーディングカンパニーなので積極的に社員教育に力を入れたいという考え

・数年で卒業していく人たちにもポータブルスキルを身につけさせたい

・新卒、中途の即戦力化のための能力向上のため

という3点の強化が同社内でのポイントとなりました。

もともと社員教育には力を入れておりましたが、【生産性向上】【個人の仕事の進め方】に特化した研修などは行っておりませんでした。各業務ごとで成果を出す/生産性を向上する高める研修などは頻繁に行っておりましたが、一日の連続作業の中でいかに生産性を高めるかという点については未着手でありました。

具体的には、

・時間が足りない(業務量をこなせない)
→特にクライアントとの日程調整や大量に来るメールの処理に時間がかかる

・優先順位の判断・決断を早めたい

・今後サポートをする方が入ってきてからなにをどう依頼してよいかわからない

・プロセスのデータまで自分でしっかりと管理できるようにしたい

・スーパーバイザーが忙しそうで相談できず仕事が止まってしまう

などが挙げられました

実施内容

・タイムマネジメント研修

・研修後に1on1でのフォローアップ

・社内講師育成

どれも

①効率化に向けて何をやれば良いか理解する

②研修内容を忘れず、習慣化させる

③定着しているか、やり方が正しいか確認する

という3つの点を踏まえ実施いたしました。

詳細

①タイムマネジメント研修

仕事の進め方、メール処理、スケジューリングなどを同社向けにカスタマイズいたしました。社内システムの内容を反映した研修を実施し、実際の業務の中で成果出ている社員はこのシステムをどう使っているかを具体的に落とし込んだ。事前に提出いただいた資料から、同社内での成果を出せるポイントをPSでまとめて研修内容に盛り込みました。

②研修後に1on1でのフォローアップ

KPI管理や未達成の時になにをするのかのタスク出し、そのリカバリー方法を自分で考えられるようにアドバイスなどを実施いたしました。(30分/1人×1回×数百名に実施)

③社内研修講師育成

2年目以降は自社内で実施のため、社内講師を育成。最終的には内製化を実現し、現場で自走できる仕組みづくりを行いました。

成果

まず大きな成果として【成果に直結する業務が10%増加した】というものが挙げられます。

また、参加者の声としては

•いやな仕事を先にやる、5分という基準を明確に区切るなど、判断する時間が削減できた。

メールの未読数が激減。一日の業務内容をスケジュール表に落とし込み、業務をやりきるように意識できるようになった。

•以前に比べ、クリアファイルを多用し、探し物が必要な時に見つかりやすくなった

毎日30分~1時間の時間を捻出することで、マッチングや事前準備などに割ける時間が増えた。

全体を通じて95%以上の参加者が研修への効果やご自身の生産性向上を実感しています。