緊急事態宣言が東京、神奈川、埼玉、千葉、大阪、兵庫、福岡の7都府県に出され、ますます外出自粛を心がけるよう喚起されています。仕事も在宅勤務やテレワーク、リモートワークといった形態が増えているのではないでしょうか?
そこで前回の記事では「リモートワーク」について取り上げました。

今回はリモートワークをより効率化する「きれいさちこ行動」についてご紹介しようと思います。

「きれいさちこ行動」とは?

リモートワークをする上で何か困ったことや、行き詰ったことはないでしょうか?「きれいさちこ」はこのようなリモートワークの形態で発生するリスクを減らす、6つの確認すべき行動の頭文字をとったものです。一見、基本的なことのように思えるかもしれませんが、リモートワークの状況下では意外とできていなかったり、どれかを忘れてしまったりしているかもしれません。
ですので、この6つの行動を意識して生産性高く業務を進めていきたいものです。

①「き」聞いておくことはないか

まず「誰かに聞いておくこと」はないかを確認しなければなりません。まだ仕事に慣れていない方、特に新入社員や若手の方は仕事のやり方が分からないということがあります。下のグラフをご覧ください。これはどれぐらいの新入社員がどんな悩みを抱えているかまとめたグラフです。

Marketing research camp データより作成、一部抜粋

見てみると、覚える内容の多さで悩んでいる方が36.9%、パソコンやパソコンソフトの使い方で悩んでいる方は12.9%いることが分かります。職場ではすぐに分からないことがあるか聞ける環境にありますが、リモートワークでは異なります。こうした悩みを抱えないためにも、事前に聞いておくことを確認する必要があります。
こう見てみると、リモートワーク環境において、新入社員や若手の方、異動したての方や中途入社の方が気軽に「質問」できる状態を用意しておくのがいいかもしれませんね。

②「れ」連絡しておくことはないか

仕事をする上で、当初のゴールや進め方が変わってしまうということはよくあると思います。そうした際に、「連絡しておくこと」はないか確認しておきたいものです。特にリモートワークでは何か変更があった場合はすぐに連絡をすることが大切です(連絡をしそびれて、相手にムダな作業をさせたくないものです)。互いの進捗状況が見えないため、進捗をこまめに確認することも大事だと思います。ひとこと連絡するだけでグッと互いの認識度が上がり、齟齬を生むことが無くなりますので。
コミュニケーションが間違って伝わるコミュニケーションエラーを少し意識するだけでそのの数は減らせます。

③「い」依頼しておくことはないか

これは②とも被るところがありますが、他の人に「依頼しておくこと」がないかも確認しなければいけないことです。
なぜかというと、リモートワークの場合、職場と比べて情報の伝わり方がワンテンポ遅くなるためです。              

そして面と向かって伝える訳ではないので、もしかしたら自分が依頼したつもりでも向こうは依頼されていないと思っているかもしれません。そのためビデオ通話等でしっかり伝えることやチャットでも伝わったかを確認する必要があります。加えて対策として、誰が何をやっているか視認できるツールを導入することも効果的です。

依頼に関しては伝え方が大事なのはさることながら、余裕をもって依頼しておくことも大事にしたいところです。5分や10分で終わる仕事はいいかもしれませんが、それ以上かかる仕事を急に依頼されるのは人によって嫌がられますし、納期を守ってもらえない可能性も出てきます。依頼する相手が多くなると、ゆとりはさらに必要になってくるので、早めに依頼できるとリモートワーク環境でもスムーズに仕事を進められます。

④「さ」作業することはないか

これは仕事に慣れていない方にありがちかもしれませんが、一つの仕事が終わったときに今度は何をしなければいけないかわからず、手持無沙汰になってしまうことがあります。そこで「作業すること」はないか確認しなければなりません。
そのため先ほどお伝えしたように、誰が何をしているか視認できるようにすることが大切です。加えて終わった事を報告するとより効果的です。
終わった事を報告することで、次に何をすればいいかをその際に伝えることができるためです。

⑤「ち」調査しておくことはないか

一見ピンと来ないかもしれませんが、実は普段の業務でやっていることです。
例えば何かを行う際には、あらかじめそのことに関して「調査すること」が欠かせません。調査するやり方というのは様々(インターネット、電話、聞き込みなど)ですが、リモートワークではやり方が制限されてしまいます。
そうした際に限られた中で、できる限りの調査を行うことが大切です。
綿密な準備や下調べは仕事をする上で有利に働きます。

⑥「こ」交渉しておくことはないか

最後に「交渉しておくこと」はないか確認すべきです。仕事をする際に誰かに許可を得たり、交渉したりすることで生産性を高められます。
ですのでリモートワークにおいても交渉という方法をうまく活用することが、より重要になります。ただ、面と向かって話す場が少なくなるので淡泊にならないように心がける必要があります。
人間にはある種の思い込みである「バイアス」が根底に存在しており、そのバイアスを無くす手段が交渉であり、「交渉力」として重宝されます。
実際に話してみたら思っていたものと違ったという経験は多くの方が経験したことがあるのではないでしょうか?
プラスに変化したかマイナスに変化したかはあると思いますが、この話してみる前と後の差異をプラスにする方法が交渉です。
そのため交渉次第で物事の結果は変わるといえるでしょう。
そして「交渉力」というのはビジネスだけでなく、私生活にも生かすことができ、日ごろから磨くことが肝要です。

終わりに

基本的な事が多かったかもしれませんが、リモートワークという形態になると意外とできなくなってしまうものです。会社全体で徹底することが望ましいですが、個々人がこうした考えを持つことでより仕事を効率化できます。
ぜひ「きれいさちこ行動」を頭の片隅に入れて行動してみてください。
思っていたよりも生産性高く業務が進みます。